當數據成為智慧：一套結合 DIKW 理論與層級儲存的完整 DAM 系統
20 年前編輯的校刊資料，如今被索取時能在 30 秒內精準找到——這不是運氣，而是系統。本文分享 i-29 Lab 如何運用 DIKW 金字塔與 Synology NAS，將數位資料從「堆積」轉化為「資產」，建立可持續運作的知識管理生態。
前言：當 20 年前的資料找上門
最近收到一個讓我既驚訝又深感價值的請求：有人向我索取 10 甚至 20 年前，我在雲林龍巖國小服務時編輯的校刊資料。
這個請求讓我意識到，數位資料不僅是儲存，更是一種「資產」。如果沒有系統化的整理，20 年的累積只會變成數位垃圾；但若管理得當，它就是隨時可以提取的智慧結晶。
回顧那段時期，我處理了大量校務資料：
- 家長委員會資料：2010 年製作的聘書名冊、關防與簽名章電子檔
- 創意競賽作品：2009 年繪本競賽得獎作品文字稿
- 校園文化資產：校歌歌詞（蔡誠弦作曲、陳偉作詞）、校園植物清冊
這些看似平凡的日常工作產出，在 20 年後竟成為珍貴的文化記憶。這讓我開始思考：如何建立一套能跨越時間、持續運作的數位資產管理系統？
本文記錄我如何運用 DIKW 金字塔理論 與 層級式儲存（Tiered Storage），在 Synology NAS 上建立一套完整的數位資產管理（DAM）系統。
#知識整理術 (Knowledge Craft) 版本控管 (Asset & Version Management) 儲存方案 (Storage Solutions) # DIKW # SynologyNAS
從 20 年前的校刊到永續知識庫：i-29 Lab 的數位資產管理實踐
一、重新定義數位資產：從數據到智慧的轉化
在整理資料前，我們必須先理解：檔案不只是檔案，它代表著數據轉化為智慧的不同階段。
DIKW 金字塔與檔案生命週期
我將檔案管理與 DIKW 理論結合，建立四大核心分類：
| DIKW 層次 | 檔案階段 | 對應區塊 | 核心意義 | 管理重點 |
|---|---|---|---|---|
| Data（數據） | 原始素材 | 01_Input_Raw | 事實的記錄 | 完整性與元數據，確保找得到 |
| Information（資訊） | 處理中檔案 | 02_Process_WIP | 賦予脈絡 | 版本控制，記錄修改歷程 |
| Knowledge（知識） | 完稿作品 | 03_Output_Final | 如何應用 | 建立可複用的模組或規範 |
| Wisdom（智慧） | 封存與回顧 | 04_Archive_Backup | 為什麼這樣做 | 決定哪些價值值得永久留存 |
WIP 即為 Work In Progress 的縮寫，是國際上最通用的「處理中」檔案術語。
為什麼這個分類很重要？
這套分類不只是為了整齊，更是為了將「數據」升華為「智慧」：
Data → Information：結構化
- 原始素材不只是丟在一起，而是透過標籤（Tags）或元數據，讓數據變成可檢索的狀態
- 命名建議：
[日期]_[地點]_[設備]_[原始檔名]
Information → Knowledge：資產化
- WIP 是資訊最混亂的地方，需要版本控制與定期清理
- 完稿後，除了交付檔，應額外儲存 Style Guide（規範） 或 Preset（預設）
- 這就是將作品轉化為「知識」，讓下一個專案能站在此基礎上
Knowledge → Wisdom：篩選法
- 封存不是全丟進硬碟，而是透過回顧，決定哪些是高價值素材
- 關鍵動作：專案結束後，寫一個
ReadMe.txt放在封存夾，記錄「這個專案學到的教訓」
二、層級式儲存：冷熱資料分離的實踐策略
有了理論基礎，接下來是實踐。層級式儲存（Tiered Storage），也就是「冷熱資料分離」，是目前最專業且省錢的解決方案。
1. 劃分資料的「溫度」
熱資料（Hot Data）
- 定義：這 1-2 年內還會打開、修改或頻繁參考的檔案
- 對應區塊：
02_Process_WIP、03_Output_Final（近期作品） - 儲存設備：電腦 SSD 固態硬碟、Synology Drive 雲端同步
- 特性：存取速度極快，方便隨時協作
溫資料（Warm Data）
- 定義：專案已完成，但未來半年可能還有人會來要檔案
- 對應區塊：
03_Output_Final（完成 6 個月內） - 儲存設備：NAS（網路儲存伺服器）
- 特性：容量大、成本較低，透過網路即可存取
冷資料（Cold Data）
- 定義：像龍巖國小 10-20 年前的資料，幾乎不開，但「絕對不能丟」
- 對應區塊：
01_Input_Raw（舊素材）、04_Archive_Backup - 儲存設備：雲端冷儲存（Synology C2、Google Cloud Archive）或多重離線備份
- 特性：存取成本低，但讀取需要一點「準備時間」
2. 實施「3-2-1 原則」
這是資料管理的金律，確保不會因為硬碟故障而傻眼：
- 3 份備份：原始檔一份、備份兩份
- 2 種媒介：例如一份存硬碟，一份存雲端
- 1 份異地：雲端儲存就是最好的異地備份
3. 定期「轉存」與「除霜」
數位腐敗問題：
- 硬碟放 10 年不通電可能會故障（位元衰減 Bit Rot）
- 檔案格式過時（如舊版專屬格式）
解決方案：
- 每 3-5 年將「冷資料」整批拷貝到更新、容量更大的硬碟或雲端
- 同時檢查檔案格式，將舊格式轉成更通用的 PDF/A
- 開啟 Btrfs 檔案系統的「資料一致性檢查」，自動修復損壞檔案
三、Synology NAS 的完整實踐方案
既然擁有 Synology NAS，就已具備實踐「層級式儲存」與「DIKW 管理」的最強硬體基礎。Synology 的 DSM 系統內建了許多工具，可以直接對應我們的四大區塊。
1. 資料夾結構化
在 NAS 上建立頂層資料夾 Digital_Assets，下方依照流程與 DIKW 層級劃分：
Digital_Assets/
├── 01_Input_Raw/ # 數據層
│ ├── 2009_龍巖國小/
│ ├── 2010_龍巖國小/
│ └── ...
│
├── 02_Process_WIP/ # 資訊層
│ ├── 2024_專案A_WIP/
│ └── 2024_專案B_WIP/
│
├── 03_Output_Final/ # 知識層
│ ├── _Index_/ # 完稿索引區
│ ├── 2024_專案A_完稿/
│ └── 2024_專案B_完稿/
│
└── 04_Archive_Backup/ # 智慧層
├── 2009-2010_龍巖國小_封存/
│ └── ReadMe.txt # 專案總結
└── ...管理技巧：
- 01_Input_Raw：利用 Synology Photos 備份照片，或用 File Station 建立「年度/專案名」子資料夾
- 02_Process_WIP：若 NAS 支援，加裝 SSD 快取，大幅提升編輯流暢度
- 03_Output_Final：建立
_Index_資料夾，專門存放所有專案的「完稿 PDF」或「成果預覽圖」
2. 熱資料管理：Synology Drive（高效協作）
應用對象：02_Process_WIP 區塊
設定方式：
- 將 WIP 資料夾設為 Synology Drive 同步資料夾
- 開啟「版本控制」功能
價值：
- 在電腦上編輯檔案，NAS 會即時同步
- 支援找回前 32 個（或更多）歷史版本
- 確保編輯過程不怕當機或誤刪
3. 溫資料管理：Universal Search（快速檢索）
應用對象：03_Output_Final 區塊
設定方式：
- 進入 DSM 的「Universal Search」
- 將
Digital_Assets資料夾加入全文索引
價值：
- 這是解決「20 年檔案大海撈針」的神器
- 不只搜尋檔名，還能搜尋 Office/PDF 內容、中繼資料
- 20 年後當有人要找「龍巖國小」資料，只需輸入關鍵字
- NAS 會直接搜尋文件內文，精準定位
實測效果：
輸入「龍巖國小校歌」，能立即找到 2009 年整理的蔡誠弦作曲、陳偉作詞的完整歌詞檔案。
4. 冷資料管理：安全保存
Snapshot Replication（快照）
- 應用對象：
03_Output_Final（不常變動但很重要） - 價值：快照不佔空間，能防止勒索病毒，一鍵秒級還原
Hyper Backup（異地備份）
- 應用對象：
04_Archive_Backup - 策略：定期備份到雲端冷儲存（Synology C2 或 Google Cloud Archive）
- 成本：冷儲存非常便宜（1TB 每月約幾塊美金）
- 價值：萬一 NAS 發生意外（火災、雷擊），20 年的資料依然在雲端安全無虞
Data Scrubbing（資料一致性檢查）
- 應用對象：所有長期儲存的資料
- 設定：開啟 Btrfs 檔案系統的「資料一致性檢查」
- 價值：NAS 每月自動掃描，如果發現 20 年前的老檔案有壞軌或毀損，利用 RAID 冗餘機制自動修復
四、i-29 Lab 的檔案管理金律
為了讓這套系統長久運行，我為自己設定了幾個關鍵習慣：
1. 專案結束必寫 ReadMe
在封存資料夾放一個 ReadMe.txt，記錄：
- 專案背景：這是什麼專案？為誰做的？
- 核心成果：最重要的交付物是什麼？
- 技術細節：使用了哪些特殊技巧或資源？
- 經驗教訓：這次學到什麼？下次可以改進什麼？
範例：
專案名稱：2009 龍巖國小第 15 期校刊
專案時間：2009.09 - 2010.01
主要內容：學生作品、教師專欄、家長投稿
技術規格：InDesign CS4、A4 彩色印刷
特殊經驗：首次嘗試全彩印刷，成本控制在每本 50 元
保存價值：★★★★★（文化資產、校史記錄）2. 建立「封存檢索表」
當資料要「入庫冷藏」時，不只丟資料夾：
- 在該年份資料夾根目錄放一個
Summary.txt - 簡述該年編輯了哪幾本校刊、主要負責人是誰
- 目的：20 年後搜尋電腦裡的
.txt全文，就能立刻知道檔案在哪顆硬碟
3. 每年一度的「數位除霜」
檢查項目：
- NAS 硬碟健康狀況（SMART 資訊）
- 檔案格式是否需要轉換（如舊版專屬格式 → PDF/A）
- 高價值素材是否需從「冷儲存」移至「知識庫」
行動清單：
- 執行 Data Scrubbing（資料一致性檢查）
- 檢視過去一年的專案，決定哪些該封存、哪些該刪除
- 更新
Summary.txt索引檔
4. 定期回顧與優化
季度回顧：
- WIP 資料夾是否過於臃腫？清理暫存檔
- 完稿作品是否都有建立索引？
- 版本控制是否運作正常？
年度回顧：
- 檢視整年的檔案管理流程，有哪些可以改進？
- 評估儲存空間使用狀況，是否需要擴充？
- 回顧 DIKW 轉化過程，哪些環節最順暢？哪些需要調整？
五、從龍巖國小案例看 DIKW 的實踐價值
讓我們用龍巖國小的真實案例，具體說明 DIKW 如何運作：
Data（數據）
- 老師投稿的文字稿
- 小朋友活動照片
- 家長委員會名冊
- 校園植物清冊原始資料
管理行動： 建立良好的標籤與目錄索引，確保原始素材完整保存。
Information（資訊）
- 正在編排中的校刊 InDesign 檔案
- 修圖中的活動照片 PSD 檔
- 設計中的封面草稿
管理行動： 進行版本控制，記錄修改歷程（v1, v2, v3...）。
Knowledge（知識）
- 最終出版的校刊 PDF
- 印刷用的高解析度檔案
- 校歌歌詞完稿（蔡誠弦作曲、陳偉作詞）
管理行動： 整理成果索引，建立可複用的模組（如：封面設計模板、版面規範）。
Wisdom（智慧）
- 這就是 20 年後被索取時的價值所在
- 透過
ReadMe.txt記錄：為什麼採用這個設計方向？哪些做法特別成功？ - 思考：這套編輯流程如何優化？哪些經驗值得傳承？
- 決策：哪些資料值得永久保存？哪些可以刪除？
管理行動： 撰寫專案檢討與總結，決定哪些價值值得永久留存。
六、實施步驟：從混亂到系統的轉變
如果你也想建立這套系統，以下是具體的實施步驟：
第一階段：盤點與分類（1-2 週）
- 盤點所有舊硬碟與雲端空間
- 列出所有儲存裝置清單
- 估算總容量與重要資料量
- 初步分類
- 將資料依照 DIKW 四層分類
- 標記哪些是「必須保留」、「可能需要」、「可以刪除」
- 建立 NAS 資料夾結構
- 按照前述的
Digital_Assets架構建立資料夾 - 設定權限與存取規則
第二階段：搬遷與整理（2-4 週）
- 統一移入 NAS
- 將舊硬碟資料統一移入
01_Input_Raw - 已完稿作品移入
03_Output_Final - 處理中專案移入
02_Process_WIP - 建立元數據與索引
- 為重要資料夾撰寫
Summary.txt - 為專案封存夾撰寫
ReadMe.txt - 統一檔案命名規則
- 設定 Synology 工具
- 啟用 Synology Drive 同步 WIP 資料夾
- 開啟 Universal Search 全文索引
- 設定 Hyper Backup 雲端備份
第三階段：測試與優化（1-2 週）
- 測試檢索功能
- 搜尋「○○國小」是否能找到相關內容
- 測試不同關鍵字的搜尋效果
- 確認 PDF 內文是否被正確索引
- 驗證備份機制
- 確認 3-2-1 原則是否落實
- 測試從雲端還原的流程
- 檢查 RAID 冗餘是否正常運作
- 建立操作文件
- 撰寫自己的 DAM 操作手冊
- 記錄常用操作步驟
- 設定定期檢查提醒
第四階段：持續運作（長期）
- 每日習慣
- 隨手整理 WIP 資料夾
- 重要檔案即時備份
- 每週習慣
- 清理暫存檔與廢棄版本
- 檢查 NAS 運作狀況
- 每月習慣
- 執行 Data Scrubbing
- 回顧當月專案，更新索引
- 每年習慣
- 「數位除霜」大檢查
- 評估儲存空間與系統優化
- 更新檔案格式與備份策略
結語：從檔案管理到知識策展
管理 20 年的檔案，考驗的不只是硬碟容量，更是我們對「價值」的判斷。
透過 DIKW 金字塔理論，我不再只是檔案的搬運工，而是知識的策展人：
- 我決定哪些數據值得保留
- 我將資訊轉化為可用的知識
- 我從實踐中提煉出可傳承的智慧
透過 層級式儲存策略，我不再為儲存空間焦慮，而是讓資料各得其所：
- 熱資料享有高速存取
- 溫資料保持隨時可用
- 冷資料安全長期保存
這套在 i-29 Lab 實踐的系統，不僅讓我能在 30 秒內找到 20 年前的校刊資料，更重要的是，它建立了一個可持續運作、不斷進化的知識生態。
當數據變成資訊、資訊變成知識、知識變成智慧，我們就不只是在整理檔案，而是在建構自己的永續知識庫。
這套方法，分享給每一位在數位大海中奮戰的創作者。
後記：30 秒的優雅
下一次有人再跟我要 20 年前的檔案時，我希望能優雅地：
- 打開 NAS 搜尋欄
- 輸入「龍巖國小 2009 校刊」
- 在 Universal Search 結果中點選
- 確認檔案內容後分享連結
30 秒，準確地將那份「智慧」傳遞出去。
這不是運氣，而是系統。
關於 i-29 Lab
i-29 Lab 是一個整合知識探究、永續實踐與創作傳播的完整生態系統。我們透過 Thinkin' Library（智慧中樞）、Beein' Farm（行動場域）、Kreatin' Studio（傳播引擎）三大領域，實踐「把生活看懂、把永續做出來、把知識教得清楚」的核心理念。
本文的數位資產管理實踐，正是 i-29 Lab 知識管理系統的具體呈現。
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