【從入門到精通】2025 年學 Notion 資料庫不嫌晚！20 分鐘讓你成為效率管理大師
嗨，大家好！在上一篇 Notion 新手入門教學中，我們介紹了這款強大筆記軟體的基本操作。而今天，我們要更進一步，深入探討 Notion 的核心靈魂——資料庫。
許多人剛接觸 Notion 時，常被資料庫複雜的介面嚇到，但其實，資料庫正是 Notion 能夠超越傳統筆記軟體，實現專案管理、財務追蹤、內容排程等高階應用的關鍵。它不僅能更有系統地整理資料，還能將同一份數據以不同角度呈現，大幅提升你的資訊管理能力。
無論你是想建立一個個人專案儀表板、追蹤日常開銷，或是規劃複雜的內容行事曆，本篇文章將帶你從零開始，用最直觀的方式，掌握 Notion 資料庫的必備技巧，讓你不到 20 分鐘就能上手，成為真正的效率管理大師！
1. 建立你的第一個資料庫：獨立與內嵌的選擇
在 Notion 中建立資料庫有兩種基本方式，選擇正確的方式能大幅影響你的工作流程：
- 獨立資料庫 (Independent Database)：當你在側邊欄點擊「新增」，選擇「空白資料庫」時，系統會為你建立一個全新的、獨立的頁面。這類資料庫適合用於大型、獨立的數據集，例如公司的人事名單或產品庫存。但缺點是，你無法在頁面中插入其他文字、圖片或影片內容。
- 內嵌式資料庫 (Inline Database)：如果你希望將資料庫與其他圖文內容混合在一起，例如在一篇部落格文章中加入一個圖片庫，內嵌式資料庫會是更好的選擇。你只需在任何頁面中，輸入斜線
/，然後選擇「內嵌式資料庫」，就能在現有頁面中建立一個可隨意調整大小的資料表格。
以本篇教學為例，我們將以內嵌式資料庫為基礎，建立一個「日常消費支出」追蹤系統。
2. 掌握「屬性」：讓數據會說話
傳統的表格僅能記錄文字和數字，但 Notion 資料庫的強大之處在於其「屬性」（Properties）功能。每個屬性都有其獨特的資料類型與用途，讓你的數據變得更有意義。
以下是幾個最常用、最實用的屬性類型：
- 數字 (Number)：用於記錄金額、數量等可計算的數據。你可以自訂格式，例如套用貨幣符號、加上千分位，讓數據一目了然。
- 日期 (Date)：記錄時間點或時間區間。除了能快速跳出小月曆選取日期外，你還可以開啟「結束日期」來設定一個時間範圍，並添加提醒通知。
- 選擇 (Select) & 多重選擇 (Multi-select)：自訂標籤，為資料進行分類。兩者的差異在於，單選僅能套用一個標籤，而多選則能為單一資料同時套用多個標籤。
- 檔案與媒體 (Files & Media)：直接在資料庫中上傳圖片、文件或影片等附件，方便你將所有相關資料集中管理。
- 人員 (Person)：在團隊協作中，你可以將成員新增為此屬性，並為每個任務指派對應的負責人，當你指派任務時，對方也會在 Notion 中收到通知。
小技巧： 為了提升輸入效率，你可以利用資料庫上方的「新建」按鈕，建立一個內含預設日期的「範本」，這樣每次新增資料時，系統都會自動填入當天日期，省去手動輸入的麻煩。
3. 靈活運用「視角」：同一份資料，多種呈現
Notion 資料庫的一大特色是，你可以為同一份資料建立多個「視角」（Views），就像攝影師為相機更換鏡頭，以多樣的視角呈現同一片風景。
以一個專案管理資料庫為例，我們可以建立以下幾種常見視角：
- 表格 (Table)：最經典的視角，以欄位和行的方式呈現所有資料。適合用於全面的數據瀏覽。
- 看板 (Kanban)：源於日本豐田汽車的生產管理工具。它會將任務依據狀態（如「未開始」、「進行中」、「已完成」）分門別類，你可以透過拖曳卡片的方式，快速更新專案狀態。
- 圖庫 (Gallery)：以卡片的方式呈現資料，特別適合用於視覺化的專案，例如圖片庫或設計作品集。你可以選擇顯示頁面封面或附件，讓內容一目了然。
- 時程表 (Timeline)：以時間軸的方式呈現每個專案的執行期間。當上游專案因故延遲時，你可以開啟「相依性」功能，讓相關聯的下游專案自動順延，確保整體進度維持合理與連貫。
4. 進階應用：用「公式」與「關聯」創造無限可能
當你熟悉了基本操作後，就可以利用以下進階功能，將你的資料庫管理能力提升到另一個層次。
- 關聯關係 (Relations)：這是 Notion 資料庫最核心的功能之一。它允許你在不同的資料庫之間建立連結，使資料能夠互相參照。例如，你可以建立一個「專案」資料庫和一個「任務」資料庫，並將任務連結到所屬的專案，輕鬆追蹤每個專案的執行細節。
- 彙總 (Rollup)：這是與「關聯」搭配使用的強大功能。透過彙總，你可以將關聯資料庫中的數據進行計算或統計。例如，在專案資料庫中，你可以彙總所有相關任務的完成百分比，甚至用「進度條」或「進度環」的方式來視覺化呈現。
- 公式 (Formula)：如果你想實現更複雜的自動化效果，又不想升級付費方案，公式就是你的最佳選擇。它能根據你設定的條件，自動計算或顯示特定的內容。例如，你可以建立一個公式，讓專案狀態隨著完成百分比自動更新（當完成度達 100% 時，狀態欄位自動顯示「已完成」），大大減少手動操作的次數。
結語
恭喜你，現在你已經掌握了 Notion 資料庫的全部核心技巧！
Notion 就像一個功能強大的工具箱，資料庫則是其中最重要的一組工具。它將繪圖軟體的自由與試算表的精準巧妙結合，為你的工作與生活帶來無限可能。
立刻嘗試將這些技巧應用到你的下一個專案中吧！你可以從一個簡單的日常開銷記錄開始，慢慢將它擴充為一個個人理財儀表板。如果你對任何步驟有疑問，或有其他心得想分享，請在下方留言，我很樂意為你解答！
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