Notion 基礎用法教學:打造你的數位第二大腦

Notion 基礎用法教學:打造你的數位第二大腦

前言

Notion 是一款功能強大的全能型筆記軟體,可以幫助你整理思緒、管理專案、建立知識庫,甚至打造個人網站。

以下將帶你快速上手 Notion 的基礎用法:

基本用法

一、建立帳號與工作區

  • 註冊帳號: 可以使用 Google、Apple 或電子郵件註冊。
  • 建立工作區: 工作區是 Notion 的最高層級,你可以為不同的主題或目的建立不同的工作區。

二、認識 Notion 的基本元素

  • 頁面 (Page): Notion 的基本單位,就像是一張白紙,你可以在此記錄任何內容。
  • 區塊 (Block): 頁面是由各種區塊組成的,例如標題、文字、圖片、清單、代辦事項等。
  • 資料庫 (Database): 用來管理大量資訊,例如待辦事項清單、書籍清單、客戶名單等。

三、建立你的第一個筆記

新增頁面:

點擊「+ 新增頁面」按鈕,輸入頁面名稱。

添加區塊:

點擊「+」按鈕,選擇你想要的區塊類型,例如:

  • 標題: 為你的筆記加上標題。
  • 文字: 輸入文字內容。
  • 代辦事項: 建立待辦事項清單。
  • 連結: 插入網頁連結。
  • 圖片: 插入圖片。
  • 檔案: 上傳檔案。
  • 表格: 建立表格。
  • 資料庫: 建立資料庫。

四、資料庫的運用

  • 建立資料庫: 點擊「+」按鈕,選擇「資料庫」,然後選擇你想要的資料庫類型(例如:表格、看板、時間軸)。
  • 自訂欄位: 為你的資料庫添加自訂欄位,例如:名稱、日期、標籤等。
  • 篩選和排序: 利用篩選和排序功能,快速找到你需要的資訊。

五、頁面連結與嵌套

  • 連結頁面: 點擊「+」按鈕,選擇「連結」,然後選擇你要連結的頁面。
  • 嵌套頁面: 將一個頁面嵌套到另一個頁面中,可以幫助你組織複雜的資訊。

六、Notion 的進階功能

  • 模板: Notion 提供了許多預設模板,可以幫助你快速開始。
  • 整合: Notion 可以與多種工具整合,例如 Google Drive、Slack、Asana 等。
  • 分享與協作: 可以將你的筆記分享給其他人,並共同編輯。

七、小技巧

  • 使用快捷鍵: Notion 提供了許多快捷鍵,可以幫助你更快地操作。
  • 善用搜尋功能: Notion 的搜尋功能非常強大,可以幫助你快速找到你需要的資訊。
  • 定期整理: 定期整理你的筆記,保持 Notion 的整潔。

如何用 Notion 建立個人知識庫?

Notion 的彈性與強大的組織功能,讓它成為建立個人知識庫的絕佳工具。以下將帶你一步步打造屬於自己的知識寶庫:

規劃你的知識架構

  • 主題分類: 首先,思考你想要收集哪些類型的知識,例如:工作、學習、興趣、書籍等。
  • 建立工作區: 為每個大主題建立一個獨立的工作區,讓你的知識庫更清晰。
  • 設計資料庫: 為每個主題設計適合的資料庫,例如:書籍資料庫、文章摘要資料庫、專案管理資料庫等。

建立核心資料庫

書籍資料庫:

  • 欄位:書名、作者、出版日期、ISBN、閱讀狀態、心得、摘錄、相關連結。
  • 檢視方式:表格、看板(分為待讀、閱讀中、已讀)、時間軸(按閱讀日期排序)。

文章摘要資料庫:

  • 欄位:標題、作者、來源、連結、摘要、關鍵字、筆記。
  • 檢視方式:表格、看板(分為待讀、已讀、收藏)。

專案管理資料庫:

  • 欄位:專案名稱、描述、開始日期、截止日期、進度、負責人、相關連結。
  • 檢視方式:看板(分為待辦、進行中、已完成)。

善用連結與嵌套

  • 頁面連結: 將相關的頁面連結起來,建立知識之間的關聯。例如,將一篇文章的摘要連結到完整的文章。
  • 嵌套頁面: 將詳細資訊嵌套在主頁面中,例如,在書籍資料庫中嵌套一本書的詳細筆記。

標籤與分類

  • 標籤: 為你的筆記添加標籤,方便快速搜尋。例如:#讀書筆記 #程式語言 #行銷。
  • 分類: 利用資料庫的篩選功能,根據不同的標籤或欄位進行分類。

定期整理與更新

  • 檢視與更新: 定期檢視你的知識庫,刪除無用的資訊,更新舊的資訊。
  • 建立更新習慣: 將更新知識庫變成一種習慣,例如,每天花 15 分鐘整理當天的學習心得。

進階技巧

  • 利用模板: Notion 提供了許多預設模板,可以幫助你快速建立資料庫。
  • 整合其他工具: Notion 可以與多種工具整合,例如 Google Drive、Slack、Asana 等,擴展你的工作流程。
  • 使用快捷鍵: 熟悉 Notion 的快捷鍵,可以大大提高你的工作效率。

如何用 Notion 管理專案?

Notion 的彈性與多樣化的功能,讓它成為一個非常適合用來管理專案的工具。無論你是個人工作者、小型團隊或是大型企業,Notion 都能提供你一個客製化的專案管理解決方案。

建立專案資料庫

  • 選擇視圖: Notion 提供了多種視圖,如表格、看板、時間軸、列表等,你可以根據專案的性質選擇最適合的視圖。
  • 設定欄位: 定義專案所需的欄位,例如:任務名稱、描述、負責人、開始日期、截止日期、優先級、狀態等。
  • 建立子資料庫: 若專案較大,可以建立子資料庫來管理不同類型的任務或子專案。

利用看板視圖管理任務進度

  • 設定狀態欄位: 將任務分為不同的狀態,如待辦、進行中、已完成、已取消等。
  • 拖曳任務: 直接在看板上拖曳任務,更新任務的狀態。
  • 設定進度條: 為每個任務設定進度條,直觀地顯示任務完成情況。

時間軸視圖規劃專案時程

  • 設定開始日期和截止日期: 為每個任務設定明確的時間範圍。
  • 調整任務順序: 拖曳任務調整任務的順序,優化專案時程。
  • 查看任務重疊: 時間軸視圖可以清楚地顯示任務之間的重疊,幫助你調整資源分配。

表格視圖詳細記錄任務資訊

  • 篩選和排序: 利用表格視圖的篩選和排序功能,快速找到所需的任務。
  • 計算工時: 可以添加工時欄位,記錄每個任務所花費的時間。
  • 匯出資料: 將表格資料匯出為 Excel 或 CSV 格式,方便進一步分析。

利用連結建立關聯

  • 任務之間的關聯: 將相關的任務連結起來,建立任務之間的關係。
  • 連結到其他頁面: 將任務連結到相關的會議記錄、文件或其他資源。

利用 @提及功能分配任務

  • @提及成員: 在任務描述中 @提及負責人,直接分配任務。
  • 建立討論: 在任務中進行討論,讓團隊成員隨時了解最新進展。

整合其他工具

  • Google Calendar: 將 Notion 中的任務同步到 Google Calendar,方便管理日程。
  • Asana、Trello: 將 Notion 與其他專案管理工具整合,實現無縫協作。

利用模板加速專案啟動

  • Notion 提供了豐富的模板: 包括產品開發、行銷活動、書籍寫作等。
  • 客製化模板: 可以根據自己的需求,建立專屬的專案模板。

Notion 有哪些好用的模板推薦?

Notion 提供了豐富多樣的模板,能滿足各種工作和生活需求。以下是一些常用的 Notion 模板推薦,並搭配使用情境說明,希望能幫助你找到最適合的模板:

個人使用

  • 個人 OKR 追蹤器: 幫助你設定個人目標,並追蹤進度。
  • 每日/每周計劃: 規劃每日、每周待辦事項,提升效率。
  • 閱讀清單: 管理你的閱讀清單,記錄閱讀進度和心得。
  • 習慣養成: 追蹤你的習慣養成情況,例如運動、寫作等。
  • 筆記本: 建立一個數位筆記本,記錄生活點滴、靈感火花。

團隊協作

  • 專案管理: 提供任務分配、進度追蹤、文件共享等功能,適合各種規模的團隊。
  • 會議記錄: 記錄會議議程、決議事項,並追蹤執行進度。
  • 產品開發: 管理產品開發流程,從概念驗證到產品發布。
  • 行銷活動: 規劃和執行行銷活動,追蹤成效。

其他

  • 知識庫: 建立一個專屬的知識庫,儲存團隊的知識和經驗。
  • 客戶關係管理 (CRM): 管理客戶資訊、互動記錄,提升客戶滿意度。
  • 部落格文章規劃: 規劃部落格文章主題、撰寫進度。
  • 書籍寫作: 管理書籍寫作流程,從大綱到出版。

如何找到適合的範本?

  • Notion 範本庫: Notion 自帶了一個豐富的範本庫(Templates),你可以直接搜尋或瀏覽不同類別的範本。
  • 社群分享: 在社群平台上搜尋「Notion 範本」,可以找到許多使用者分享的創意模板。
  • 第三方網站: 一些第三方網站也提供了免費或付費的 Notion 模板。

如何使用範本?

  • 複製範本: 點擊模板中的「Duplicate」按鈕,將範本複製到你的工作區。
  • 客製化: 根據你的需求,對模板進行修改和調整。
  • 添加內容: 將你的內容添加到模板中,開始使用。

更多學習資源

  • Notion 官方網站: https://www.notion.so/

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